Het is in WinTree mogelijk om documenten zoals facturen en verzendlijsten van standaard kop- en/of sluitteksten te voorzien. De standaardteksten die in dit menu worden ingevoerd kunnen, indien gewenst, later in het programma aangepast worden.
Bij het gebruik van de module Handel (modulenummer 75) worden de standaard kop- en sluitteksten samengesteld op basis van tekstblokken. De tekstblokken moeten eerst in de stamgegevens ingevoerd zijn voordat deze bij het samenstellen van de kop- en sluitteksten gebruikt kunnen worden. Lees hiervoor de handleiding Tekstblokken.
De standaard kop- en sluitteksten worden ingevoerd via het menu Bestand -->Stamgegevens -->Kop- en sluitteksten. Het scherm 'Kop- en sluitteksten' verschijnt.
De vijf, meest gebruikte, documenten waarvoor kop– en sluitteksten kunnen worden vastgelegd, worden getoond in het lijstvak. Iedere tekst is aangevinkt als voorkeur. Dit betekent dat de ingevoerde tekst bij iedere klant gebruikt zal worden.
Button [Bewerken]
Selecteer in het lijstvak de tekst die aangepast moet worden. Klik op [Bewerken] om de tekst in te voeren/aan te passen. Het 'Kop- en sluitteksten samenstellen'-scherm wordt geopend. In de titel van het scherm is tussen haakjes zichtbaar welke tekst bewerkt wordt.
De kop- en sluitteksten worden bepaald met de ingevoerde tekstblokken. Het is niet mogelijk om losse tekst in het scherm in te voeren. Op ieder tabblad staan aan de rechterkant in een lijstvak de beschikbare tekstblokken. Dit zijn de tekstblokken met het type 'Algemeen' en het type document waarvoor de kop- en sluittekst nu samengesteld wordt. Hierdoor zijn tekstblokken van het type 'Orderbevestiging' alleen bij het samenstellen van de kop- en sluittekst voor de orderbevestiging zichtbaar. Het type Factuur is dan niet te selecteren. Met [Toevoegen] kan hier direct een nieuw tekstblok aangemaakt en gebruikt worden.
Selecteer in het lijstvlak het gewenste tekstblok. Gebruik de [<<Boven<<] of [<<Onder<<] om de tekst te verplaatsen. Indien meerdere tekstblokken in de koptekst moeten worden geplaatst dan kan door middel van [<<Boven<<] of [<<Onder<<] de volgorde aangegeven worden.
Zijn meerdere tekstblokken al aan een kop- of sluittekst toegevoegd dan kan met behulp van de pijltjes-buttons, de volgorde van de tekstblokken aangepast worden.
Met [>>] kan een tekstblok uit een kop- of sluittekst verwijderd worden.
Het scherm is onderverdeeld in drie tabbladen:
Tabblad 'Koptekst'
Hier wordt de tekst ingevoerd die in de kop van het document afgedrukt wordt. Selecteer een of meerdere tekstblokken.
Tabblad 'Sluittekst'
Hier wordt de tekst ingevoerd die onderaan het document wordt afgedrukt. Selecteer een of meerdere tekstblokken.
Tabblad 'Email'
Documenten die vanuit WinTree per e-mail verstuurd worden, bestaan altijd uit het e-mailbericht en een bijlage. De bijlage is een PDF-bestand met exact dezelfde opmaak als de afgedrukte versie.
Bij het versturen van e-mails is het gebruikelijk om de e-mail een onderwerp en een bericht te geven. Op het tabblad 'Email' kan per document een standaard onderwerpregel en een bericht ingevoerd worden. Voordat de onderwerpregel ingevoerd kan worden, moet een van de tekstblokken in het bericht geplaatst worden. Het invoerveld voor de onderwerpregel is anders niet beschikbaar.
In de kolom Selecteren zijn alle tekstblokken zichtbaar die:
- Het type Algemeen of het document hebben waarvoor de e-mailtekst samengesteld wordt.
- Aangevinkt zijn voor Email
Nadat een tekstblok in het bericht geplaatst is, kan de onderwerpregel ingevoerd worden. Het is niet mogelijk om het tekstblok in het bericht nog aan te passen.
Checkbox : 'Deze tekst kopiëren vanuit voorliggende .......(standaard).
De kop- en sluitteksten voor bepaalde documenten worden bepaald in voorliggende menu’s. Als bijvoorbeeld een verkooporder wordt geboekt dan worden de kop- en sluitteksten (dus ook de e-mailtekst) voor de verzendlijst al aan de verkooporder gekoppeld. Wordt hierna de standaardtekst voor de verzendlijst in de stamgegevens aangepast dan zal bij het afdrukken van een verzendlijst, gebaseerd op een verkooporder die voor het aanpassen van de standaard was aangelegd, de oude tekst op de verzendlijst gebruikt worden.
Dit kan voorkomen worden door bij het samenstellen van deze teksten de check box 'Deze tekst kopiëren vanuit voorliggende ........(standaard)' uit te vinken. Hiermee wordt ingesteld dat pas bij het maken van bijvoorbeeld de werkbon de teksten uit de stamgegevens gehaald worden.
Deze check box is beschikbaar voor zowel de koptekst, de sluittekst en de e-mailtekst.
De volgende documenten kunnen op deze manier ingesteld worden: verzendlijst, werkbon/loodslijst, verkoopfactuur en afroeplijst.
Button [Toevoegen]
Met behulp van [Toevoegen] kan een extra kop- en sluittekst voor een bepaald documentsoort toegevoegd worden. Plaats bij de voorkeur kop-en sluittekst een vinkje in de chechbox 'Voorkeurtekst'. Een extra toegevoegde kop- en sluittekst kan via het menu Relaties --> Kop- en sluittekst per relatie aan een relatie gekoppeld worden.
Button [Verwijderen]
Met behulp van [Verwijderen] kunnen toegevoegde kop- en sluitteksten voor documenten worden verwijderd. Er dient echter minimaal per type document 1 kop- en sluittekst aanwezig te zijn. Het is niet noodzakelijk om daadwerkelijk tekst hiervoor ingevoerd te hebben. Het verwijderen van een tekst moet in een getoond pop-upscherm bevestigd worden.
Button [Zoeken]
Wanneer verschillende extra kop- en sluitteksten toegevoegd zijn, kan middels [Zoeken] eenvoudig gezocht worden op de kop- en sluittekst die bewerkt moeten worden. Een zoekscherm wordt geopend waar op omschrijving gezocht kan worden.